Tipps und Tricks
Digitale Kommunikation und kollaborative Zusammenarbeit: 7 Tools, die helfen.
In unserer digitalisierten Welt bieten sich in puncto Kommunikation und Kollaboration grenzenlose Möglichkeiten: Jeder kann sich mit jedem in Echtzeit von überall auf der Welt austauschen. Das Problem: Wie den Überblick bewahren im komplexen Kommunikations- und Informationsnetz? Wir stellen sieben kostenfreie Tools vor, die die tägliche Arbeit, die digitale Kommunikation und gemeinsames Brainstorming vereinfachen – und zwar ganz ohne IT-Expertenwissen.
Schnell und einfach kommunizieren mit Slack
Besonders in Zeiten von Homeoffice und Remote Work braucht es Tools, die die Kommunikation vereinfachen und unterstützen. Zum Beispiel mit Slack: Ähnlich wie bei Microsoft-Teams findet die Kommunikation in Slack in ausgewählten Gruppen, den sogenannten Channels statt. Diese können nach Projekten, Themen oder Teams gruppiert werden. Externe Dienstleister, Lieferanten oder Kunden können einfach hinzugefügt und in die Kommunikation miteingebunden werden. Dadurch bleiben alle auf dem aktuellsten Stand. Slack archiviert zudem hochgeladene Dateien und Dokumente automatisch, ist also gleichzeitig ein Datenspeicher.
Kollaboratives Whiteboard-Brainstorming mit Miro
Gemeinsames, kreatives Brainstormingin Zeiten von Corona geht nicht? Geht doch – mit dem kollaborativen Whiteboard-Tool Miro. In dem Tool können verschiedene (Themen-)Boards eingerichtet werden. Jeder Teilnehmer kann dann ganz einfach digitale Post-its an das zuvor festgelegte Board heften. Teams können so gemeinsam digital brainstormen und gleichzeitig ihre Ideen nicht nur verbal, sondern auch visuell darstellen und teilen. Unserer Erfahrung nach gelingt die Arbeit mit Miro besonders gut, wenn es einen Moderator gibt. Dieser führt das Team durch die verschiedenen Boards, hilft den Teilnehmern Ideen zu clustern oder erläutert einzelne Features. Darüber hinaus vereinfacht Miro auch den Austausch und Innovationsprozess mit Kunden oder Partnern. Ein weiterer Vorteil: Jeder kann jederzeit flexibel an den Boards weiterarbeiten. Und muss nicht – wie oft im realen Leben – den letzten Status der Arbeit am Whiteboard „wiederherstellen“ oder auf Fotos zurückgreifen. Miro lässt sich übrigens auch um das Tool Slack erweitern.
Inhalte visualisieren und erklären durch Jing
Einen Ablauf oder Prozessschnell und anschaulich erklären? Hier hilft Jing, ein Tool, das Screenshots oder Bildschirmvideos erstellt und eine einfache Nachbearbeitung mit Kommentaren, Pfeilen, Rahmen ermöglicht. Damit kann man schnell eine Anleitung online stellen, Fehler melden oder Tweets, Facebook-Einträge und andere vergängliche Inhalte problemlos dokumentieren. Das Ergebnis speichert Jing je nach Wahl im PNG-Bild- beziehungsweise im SWF-Video-Format auf der eigenen Festplatte oder für andere direkt abrufbar auf der Video-Plattform Screencast.
Übersicht im Microblogging: TweetDeck
Wer für größere Organisationen Tweets verfolgt und eigene erstellt, droht schnell, die Übersicht zu verlieren. Tools wie TweetDeck helfen, bei einer großen Anzahl von Tweets Ordnung in das Chaos zu bringen. Der Nutzer kann zum Beispiel eigene Filter und Suchbegriffe bestimmen. Das Tool sortiert Tweets zu diesen Begriffen dann in die entsprechenden Spalten. So hat man beispielsweise die Tweets, Re-Tweets oder Antworten auf eigene Tweets ohne Hin- und Herklicken auf einen Blick.
Kreative Lösungen mit Canva
Auf Knopfdruck kreativ sein? Das ist gar nicht so einfach. Für alle, die sich hier Unterstützung wünschen, gibt es Canva, eine Website, die mit ein paar Klicks kreative Lösungen liefert. Egal ob Infografik, Poster, Einladung oder Präsentation, in den verschiedenen Rubriken findet jeder das passende Format. Obwohl man sich registrieren muss, ist das Tool prinzipiell kostenlos. Ein kurzes Tutorial erklärt die Grundfunktionen, dann kann man auch schon loslegen. Die selbst erstellten Grafiken lassen sich im Anschluss bequem als JPG, PNG oder PDF herunterladen.
Plannung und Koordination von To-Do’s via Trello
Um Aufgaben kontinuierlich im Blick zu behalten und dabei die Übersicht nicht zu verlieren, kommt Trello zum Einsatz. Projekte und Ziele können anhand von Boards, Listen und Karten auf besonders anschauliche und flexible Weise organisiert werden. Sie können To-Do’s ganz einfach einzelnen Teams oder Team-Mitgliedern zuordnen. Dabei sind in Sachen Detailarbeit keine Grenzen gesteckt – ob Kommentare, Deadlines oder Anhänge – jede Aufgabe kann durch ergänzende Spezifika erweitert werden.
Mit Google Docs gemeinsam Dokumente in Echtzeit bearbeiten
Die interne Zusammenarbeit zieht häufig einen Rattenschwanz an Mails nach sich, in denen man sich Updates hin- und herschickt. Um diesen Aufwand zu vermeiden, bietet Google Docs die Alternative, Dokumente online gemeinsam zu bearbeiten. Nach der Erstellung der Dokumente kommt man über einen Link zu Texten, Tabellen oder Präsentationen, die in Google Drive gespeichert sind. So haben alle Beteiligten immer Zugriff auf die aktuellste Version und können jederzeit Änderungen vornehmen. Google Docs funktioniert übrigens in Echtzeit, es können also auch mehrere Kollegen gleichzeitig an den Dateien arbeiten und dabei chatten. Hauptsächlich wird mit Microsoft-Dateien gearbeitet, die Dokumente lassen sich aber auch als PDF oder OpenOffice-Format exportieren. Ein weiterer Pluspunkt ist die Option, auch von Mobilversionen Zugriff über Apps zu haben.
